Jak (nie) planować audytów

Planowanie audytu nie jest czynnością super trudną. Ok. No, może nie na początku kariery audytorskiej. Wtedy stopień trudności potrafi być wysoki lub bardzo wysoki - zależnie od wymagań przełożonych, naszego zaangażowania, chęci pokazania, że ja też potrafię. Ale nie powinno to dotykać starego wyjadacza, audytora jednostki certyfikującej z wieloletnim stażem. Tymczasem...

Duża firma z państwowymi korzeniami. Kilkanaście tysięcy zatrudnionych w całej Polsce. Kilka oddziałów plus centrala. Klient ze względu na swoją pozycję nieco kapryśny (ale bez przesady...). Więc ze względów biznesowych certyfikacja odbywa się nieco nietypowo (biorąc pod uwagę wymagania jednostek akredytujących): zamiast pierwsza faza (badanie założeń) i po około tygodniu lub dwóch - druga faza (dla zweryfikowania jak założenia funkcjonują w praktyce) obie fazy odbywają się jednocześnie. Czepiam się? No, dobrze, może troszkę.
Firma była odwiedzona przez audytorów. Była więc okazja do uzyskania niezbędnych informacji o procesach, ich zależności, podstawowych zasadach funkcjonowania centrali i oddziałów, z uwzględnieniem procesowości działań. A jest to bardzo ważne dla właściwego zaplanowania audytu (zwłaszcza gdy bierze w nim udział spora grupa audytorów).
Niestety, tak się nie stało. A przynajmniej nie w pełni wykorzystano nadarzającą się okazję. Efekt? Bardzo prosty: zarówno my, audytorzy - członkowie zespołu realizującego audyt, jak też klient szybko zorientowaliśmy się w babolu(!). Rezultatem było rzeźbienie w g... zamiast efektywnego wykorzystania czas audytu. Mimo starań robienia dobrego wrażenia, zadawania mądrych pytań i dociekania zagadnień systemowych raczej nie udało się (patrząc na miny - jestem wręcz pewny), uniknąć jednoznacznego wrażenia, że druga strona (nie w ciemię bita) też szybko zaskoczyła, że coś nie klapuje. A błąd polegał na tym, że wystarczyło poświęcić pierwszy dzień na zapoznanie się z przebiegiem procesów w centrali, a resztę czasu spędzić w oddziałach, gdzie fizycznie są realizowane poszczególne działania. Na koniec powrót do centrali, aby w tym miejscu dokonać ostatecznego podsumowania i zweryfikowania wymagających tego zagadnień z „terenu".
Siadając do planu zawsze warto poświęcić czas na przygotowanie i zastanowienie się nag jego logicznym układem. Musi się znaleźć czas na poznanie drugiej strony: przegląd procesów i ich układu (np. mapa, opis/y), głównych procedur. Godzina, dwie, czasami dzień - wszystko zależy od wielkości firmy, złożoności procesów. Po takim przygotowaniu warto ruszyć w „teren", tam gdzie te procesy działają. To tam jest to, co najważniejsze, tam jest system, który skonstruowany w procedurach (założeniach) należy zweryfikować praktycznie. I dopiero tam zebrane dowody, po ich odniesieniu do wiedzy uzyskanej na wstępie mogą dać obraz systemu (czasami wprost, a czasami należy poprosić o dodatkowe informacje, aby nie spieprzyć wyniku końcowego).
Ktoś powie: łatwo mu mówić, bo pewnikiem ma za sobą dziesiątki audytów. Owszem, ale to właśnie ta wiedza powoduje, że łatwo zauważam takie babole. Ale na pocieszenie powiem, że pierwszy plan audytu dla jednostki certyfikującej pisałem, poprawiałem i znów pisałem przez pół dnia i całą noc. Gdy wysłałem go do swojej szefowej bladym świtem bałem się, że mnie ochrzani, że jest do bani. I faktycznie ochrzaniła... że noc nie jest na pisanie planów...