Pełnomocnik - komu jest potrzebny?

Odkąd pamiętam, w firmach powoływano przedstawiciela najwyższego kierownictwa (czyli popularnie nazywanego pełnonocnikiem... upss! Przepraszam, pełnomocnikiem). Była to osoba (płci dowolnej), która miała panować nad systemem (jaki by on nie był). Co oznaczało to w praktyce? - hmm, trudne pytanie, bo jaka firma i jej system, taki najczęściej był pełnomocnik: jedni mogli niczym Napoleon powiedzieć, że system to on; inni - faktycznie zarządzali zagadnieniami systemowymi. Ale, aby było ciekawiej, czasami na arenie jednej firmy pojawiało się kilku pełnomocników. Wynikało to z decyzji kierownictwa (tego najwyższego), które z powodów niedoinformowania, głupoty lub jeszcze innych dziwnych powodów powoływało ich do każdego systemu oddzielnie. Każdy czuł się bardzo ważny, każdy budował własny system, z własną dokumentacją (to nie pic, ani literacka fikcja - znam takie firmy). A gdy przyjeżdżałem do takiej firmy na audyt łapałem się za głowę, bo najczęstszą odpowiedzią na podnoszone kwestie (problemy lub możliwości udoskonalenia) było stwierdzenie: to reguluje inny pełnomocnik/system.
No dobra! Przypadki skrajne zostawmy na inny tekst. Wróćmy do pełnomocnika. Czy faktycznie jest potrzebny? Okazuje się, że ... NIE(!).
Nowe normy (9001:2015 i 14001:2015) nie domagają(!) się powołania przedstawiciela najwyższego kierownictwa. Uznano bowiem za sensowne (i w pełni logiczne), że system to biznes. Skoro tak, niech biznesmen który zarządza swoją firmą, kreuje politykę firmy, jej strategię zajmie się też systemem. Co? Nie zna się na tym? Niech podeprze się właścicielami procesów - ludźmi, którzy mają zarządzać procesami. Ale to podparcie musi być dwustronne. Zamiast zasady „weźmiemy się i zrobicie" powinno być: „w czym i jak wam pomóc".
Dobrze zdefiniowane procesy, a do tego ich właściciele, którzy je znają, rozumieją i właściwie zarządzają z pewnością znakomicie poradzą sobie z zadaniami, które jeszcze niedawno były dedykowane pełnomocnikowi.
A co z administracją systemu? Z panowaniem nad dokumentacją (udokumentowaną informacją - zgodnie z nową nomenklaturą)? Znów odwołam się do procesów i ich definiowania: w każdej firmie jest ktoś od administracji... Przepraszam: od procesu zarządzania zagadnieniami administracyjno-biurowymi. A jeżeli i to nie wystarcza - nic (i nikt) nie stoi na przeszkodzie, aby wybrane zadania z obszaru dedykowanego pełnomocnikowi powierzyć konkretnej osobie. Wszystko zależy od wielkości firmy, przyjętej struktury, realizowanych procesów i zadań. I dojrzałości firmy (dojrzałości jej kultury organizacyjnej i świadomości pracowników)!!!
No tak jak sobie radzić w nowych okolicznościach przyrody? Kto ma to ogarniać? - Rzucą się z głęboko przemyślanymi pytaniami menadżerowie różnego szczebla. Otóż... zachować zdrowy rozsądek! Jeżeli jest już osoba zajmująca się systemem i robiąca to zgrabnie i rozsądnie z korzyścią dla biznesu - może warto pozostawić taki układ. Zwłaszcza, gdy szefostwo żywotnie się interesuje tematem, zapewnia konieczne zasoby, osobiście wspiera w realizacji zadań. A z drugiej strony pełnomocnik faktycznie zarządza systemem. Ale z równym powodzeniem firma, która jest skutecznie zarządzana, personel wykazuje wysoki poziom świadomości, menadżerowie są jednocześnie partnerami w realizowanych zadaniach - może faktycznie warto się zastanowić nad wprowadzeniem zmian odpowiadających oczekiwaniom norm systemowych.
Ale w każdym przypadku należy się zastanowić nad rozwiązaniem (uwzględniając ryzyka i szanse) i znaleźć najkorzystniejsze dla prowadzonego biznesu. Jednak bez względu na przyjęte rozwiązanie - konieczne jest zaangażowanie najwyższego kierownictwa (o czym piszę w innym poście).